Vorteile einer doppelten Buchhaltung

Wer ein Unternehmen führt, kommt letztlich nicht um die Buchhaltung herum. Je nach Rechtsform der Gesellschaft, welche einen Eintrag im Handelsregister bedingt, sowie je nach Gewerbe, das das Unternehmen betreibt, gibt es zwingende Buchführungs- und Rechnungslegungsvorschriften. So regelt das liechtensteinische Personen- und Gesellschaftsrecht PGR in Artikel 1045 die Rechnungslegungspflicht für Gesellschaften. In der Schweiz ist diese Pflicht unter Artikel 957ff. des Schweizerischen Obligationenrechts OR aufgeführt.

Doch was gilt für den Fall, wenn ein Unternehmen nicht unter die Rechnungslegungspflicht fällt? Reicht dann ein einfaches «Kassenbuch», in welchem die Zahlungsein- und ausgänge festgehalten sind, also eine sogenannte «Milchbüechli-Rechnung», wie sie im Volksmund genannt wird? Hierzu ein ganz klares «Nein». Auch in Fällen ohne gesetzliche Pflicht macht es durchaus Sinn, eine doppelte Buchhaltung zu führen, wie im Folgenden dargelegt werden soll.

Was genau versteht man eigentlich unter einer doppelten Buchhaltung? Wie der Name bereits sagt, wird jeder relevante Vorgang in einer doppelten Buchhaltung zwei Mal erfasst: Einerseits wird in der Buchhaltung eine Bilanz geführt, die auf der sogenannten Aktivseite das Vermögen und auf der Passivseite die Schulden und 

Rückstellungen sowie das Eigenkapital des Unternehmens aufzeigt. Die Zahlen einer Bilanz sind immer stichtagsbezogen. Anderseits wird eine Erfolgsrechnung geführt, in welcher die Erträge den Aufwänden gegenübergestellt werden und so der Jahresgewinn oder –verlust ermittelt werden kann. Die Erfolgsrechnung umfasst immer eine klar bestimmte Periode.

Die einzelnen Detailpositionen in der Bilanz und der Erfolgsrechnung werden als Konten bezeichnet. Die doppelte Buchhaltung macht nichts anderes, als jeden Vorgang zwei Mal, also auf zwei verschiedenen Konten, festzuhalten. Wenn beispielsweise eine Rechnung für eine Fahrzeugreparatur über die Bank bezahlt wird, dann nimmt der Aufwand für Fahrzeuge zu, gleichzeitig aber vermindert sich der Bankbestand um diese Zahlung. Ich kann also in der Jahresrechnung mit einer Buchung zwei Veränderungen festhalten. Das Kassenbuch hingegen würde lediglich zeigen, dass ich aufgrund der bezahlten Rechnung weniger Geld habe. Als möglicher dritter Teil einer Jahresrechnung ist die Geld- oder Mittelflussrechnung zu erwähnen. Sie zeigt die ganzen liquiditätswirksamen Vorgänge während eines Geschäftsjahres auf: Mittelzuflüsse und –abflüsse aus der Geschäftstätigkeit sowie die Mittelzuflüsse und –abflüsse aus der Finanzierungstätigkeit.

Eine Buchhaltung hat also vor allem auch einen wichtigen Informationsgehalt. Die Bilanz zeigt per definiertem Stichtag, wie viel Vermögen bzw. wie viele Schulden vorhanden sind und wie viel Eigenkapital vorliegt. Die Erfolgsrechnung zeigt auf, ob eine gewisse Periode, in der Regel das Geschäftsjahr, erfolgreich verlief oder nicht. Somit hat die Jahresrechnung auch eine Dokumentationsfunktion. Diese Dokumentation ist nicht nur für den Eigenbedarf gedacht, sondern muss auch gegenüber den Eigentümern (z.B. Aktionären), der Steuerverwaltung sowie weiteren Behörden, Kreditgebern wie z.B. Banken, oder anderen Geschäftspartnern oder Investoren erbracht werden.

Die Jahresrechnung hat weiters auch eine Führungsfunktion: Vergleicht man nun die vorliegenden Zahlen mit dem Vorjahr oder einem Budget, vielleicht auch noch zusätzlich mit Prozent-Abweichungen ergänzt, dann ist man bereits in der Analyse der Jahresrechnung. Die Kennzahlen für die Analyse von Bilanz und Erfolgsrechnung sind mannigfaltig und gehen von Liquiditätsgrad I bis III, dem Anlagendeckungsgrad, der Eigenkapitalquote und –Rentabilität, der Umsatzrentabilität bis hin zur Cash-Flow-Rechnung. Und nicht zu vergessen die goldene Bilanzregel und die goldene Finanzierungsregel, welche dem Management wertvolle Grundsatzregeln vorgeben. Alle diese Auswertungen helfen dem Verwaltungsrat oder der Geschäftsführung, die finanzielle Entwicklung ihres Unternehmens zu beurteilen und Schlüsse für die künftige Entwicklung zu ziehen. Je öfter diese Analysen vorgenommen werden (halbjährlich, quartalsweise, monatlich), desto genauer weisen sie einen erkennbaren Trend auf, welcher dann dem Führungsgremium entsprechende Massnahmen erlaubt, insbesondere um negative Tendenzen rechtzeitig zu erkennen und positiv zu beeinflussen.

Der Jahresrechnung kommt schliesslich auch eine Planungsfunktion zu. So wird in der Regel die aktuelle Jahresrechnung als Grundlage für die Budgetierung des kommenden Jahres oder die kommenden Jahre herangezogen. Sehr oft begnügt man sich nicht mit der Planung eines einzigen Jahres, sondern nimmt eine rollende Planung mit Horizont von fünf Jahren vor. Dabei beeinflussen die aktuellen Ergebnisse immer auch die zukünftigen. Allerdings plant man auch wesentlich kurzfristiger. Insbesondere die Planung der zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel sind ein ganz wichtiger Faktor für das Überleben eines jeden Unternehmens. Aus den künftigen zu erwartenden Einnahmen aus Umsatz sowie einem in der Regel mehr oder weniger gleich bleibendem Verhältnis der Aufwände und der zur Verfügung stehenden vorhandenen Flüssigen Mittel inklusive Kreditrahmen der Bank, lassen sich finanzielle Engpässe zum Voraus erkennen und entsprechende Vorkehrungen treffen.

Kennt man die zu erwartenden Geldmittel der kommenden Monate und allenfalls Jahre, kann man diese Erkenntnis zusätzlich in die Planung künftig vorzunehmender Investitionen einfliessen lassen. Denn je nach Liquidität macht es Sinn, eine Neuanschaffung zu leasen anstatt zu kaufen.

Fazit

Der doppelten Buchführung kommt also im Unternehmen mit der Dokumentationsfunktion, der Führungsfunktion und der Planungsfunktion eine wichtige Rolle zu. Selbst wenn ein Unternehmen noch so klein ist, sollte es sich unbedingt mit den beschriebenen Situationen und Planungen auseinandersetzen und sich eine doppelte Buchhaltung leisten. Dies muss nicht teuer sein.

Wenn wir Sie von den Vorteilen einer doppelten Buchhaltung überzeugt haben, dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Die Spezialisten der First Accounting Est. stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.