Talos: Der Weg aus dem Datendschungel

Das Szenario kommt wohl jedem, der seine Arbeit in einem Büro verrichtet, bekannt vor. Egal ob auf Sachbearbeiter- oder Management-Ebene: Im geschäftlichen Umfeld erstellen und sammeln wir kontinuierlich Briefe, Präsentationen, Excel-Dateien, Projektunterlagen, Gesprächsnotizen, Geschäftsberichte und so weiter. Oft speichern wir diese auf gemeinsamen Laufwerken und strukturieren sie in Ordnern – Team- und Abteilungsordnern, Projektordnern und persönlichen Ordnern. Dies ermöglicht den gemeinsamen Zugriff und die gemeinsame Bearbeitung. Dieses Vorgehen hat sich über die Jahre etabliert, wir haben uns daran gewöhnt oder zumindest damit abgefunden und häufen wie steinzeitliche Jäger und Sammler immer mehr Dateien an. Selbst wenn sie nicht mehr aktuell sind, behalten wir sie, denn irgendjemandem könnte sie irgendwann vielleicht nochmals nützlich sein. Für einige wichtige Dokumente trifft das selbstverständlich zu. Aber, Hand aufs Herz, für die meisten eben nicht. Sie werden nie mehr hervorgeholt. Zumindest nicht für die beabsichtigen Zwecke.
 
Trotzdem hat sich das Aufräumen – ganz im Gegensatz zum Sammeln – nie richtig etabliert, obwohl das kontinuierliche Bereinigen der Ordner und Dateien von grosser Bedeutung und Nützlichkeit wäre. Denn …

•  … Datenbereinigung ist ein essenzieller Schritt zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Zwei wichtige Prinzipien der DSGVO sind die Datenminimierung und die Speicherdauerbegrenzung. Daten, welche nicht mehr länger für eine Zweckerfüllung benötigt werden und/oder deren Verarbeitung auf keiner Rechtmässigkeit (insbesondere Gesetze, Verträge, Einwilligungen) mehr beruht, sind grundsätzlich zu löschen.
• … Dateien enthalten oft sensible, schützenswerte Informationen. Dabei kann es sich um Kundennamen handeln, um Geschäftszahlen oder strategische Pläne. Auch diese Aufzählung liesse sich fast beliebig fortsetzen. Selbst wenn alle Mitarbeitenden sich viel Mühe geben, die Ordner entsprechend zu berechtigen und nur den jeweils «richtigen» Arbeitskollegen Zugriff zu gewähren, verlieren sie mit der Zeit beinahe unweigerlich den Überblick. Denn kaum jemand kontrolliert bei jeder Änderung in einem Mitarbeiter- oder Teamstatus genau, ob auch alle alten Dokumente noch die richtigen Berechtigungen haben. Plötzlich hat jemand Zugriff auf eine Datei, die vertrauliche Informationen offenlegt. Selbst wenn sie schon etwas älter ist.  
• … die grosse Anzahl an Dateien macht es schwierig, die richtigen Informationen zu finden. Selbst mit einer Volltextsuche über alle Dateien ist die Trefferzahl durch die vielen Dateiversionen und Duplikate unter Umständen sehr hoch und unübersichtlich. Wertvolle Zeit geht so verloren.
• … durch die fortlaufende Vermehrung der Dateien weiss der einzelne Nutzer kaum noch, welche aktuell und relevant sind. Es stellen sich Fragen wie: «Welche ist jetzt die neueste Version des Projektplans?» Oder: «Welche ist die aktuell gültige Anleitung oder Prozessbeschreibung?» Die Reihe der Beispiele liesse sich beliebig fortsetzen und auf jede Art von Unternehmen adaptieren. 
• … obwohl Speicherplatz nicht mehr teuer ist, sammeln sich mit der Zeit so viele Dateien an, dass die reine Menge zu einem Problem werden kann. Ausserdem fällt der Platz für die Datensicherung ebenfalls im selben Masse an wie die abgelegten Dateien.

 
Trotz aller Notwendigkeit des Bereinigens der alten Dateien, die den meisten Mitarbeitenden sogar bewusst ist, findet sie kaum statt. Denn …

• … niemand fühlt sich zuständig. Es ist nicht klar definiert, wer welchen Ordner wann aufräumen muss. 
• … selbst wenn jemand aufräumen möchte, weiss er oder sie oft nicht, wo angesetzt werden soll. Die Übersicht, welche Ordner unnötig Speicherplatz belegen oder veraltete bzw. nicht mehr benötigte Dateien enthalten, fehlt. Kaum ein Vorgesetzter wird von seinen Mitarbeitenden verlangen, dass sie sich in Hunderten oder Tausenden von Ordnern selbständig auf die Suche nach «Problemkandidaten» machen. Das würde aller Voraussicht nach bei einem grossen Zeitaufwand nur wenig Nutzen generieren.

 
Den Ausweg aus dem Datendschungel und den Weg vom Jagen und Sammeln zum professionellen Dateimanagement weist das neue Produkt «Talos Filesystem Monitoring» der CSL. Es ermöglicht die Zuweisung von Verantwortungen und optional eines Ablaufdatums für alle Arten von Ordnern. Die relevanten unter ihnen werden kontinuierlich und vollautomatisch auf die Einhaltung gewisser Limiten wie Grösse oder Dateialter überprüft. Die statistischen Daten werden automatisch aufbewahrt und ermöglichen es, die Entwicklung eines Ordners zu beobachten. Ist ein Limit überschritten oder das Ablaufdatum erreicht, wird der Verantwortliche automatisch per E-Mail darüber in Kenntnis gesetzt. Er kann sich dann im System über Details informieren und sich effizient an die Bereinigung der Dateien und Daten machen.

Des Weiteren ermöglicht es die «Self-Service»-Funktion des Systems den Anwendern, selbständig Ordner für spezielle Zwecke (z.B. ein Meeting oder ein Projekt) anzulegen und anderen Personen sicheren Zugriff darauf zu geben. Dies geschieht alles ohne Zutun der IT-Abteilung oder der Vergabe von speziellen Administratoren-Berechtigungen an die Anwender. Beim Ablauf des Fälligkeitsdatums werden die verantwortlichen Benutzer per E-Mail informiert und können den Ordner – und somit auch die darin enthaltenen Dateien – zeitnah wieder bereinigen.