Ihre digitale Unterschriftenmappe

CSLsign ist eine digitale Unterschriftenmappe, mit welcher Dokumente je nach Anforderung einfach visiert oder qualifizierte elektronisch unterzeichnet werden. Letzteres ist eine Unterschriftenart, welche der physischen Unterschrift gleichgestellt ist. Dabei ist jederzeit für alle am Prozess beteiligten Personen ersichtlich, wo sich das Dokument aktuell befindet und welche Unterschriften bereits geleistet wurden.

Was unterscheidet die Lösung von anderen Anbietern?

CSLsign basiert auf einer Prozessplatt-form. Mit einfachen Schritten werden Laufwege pro Dokumentart definiert, welche Standardabläufe über die interne Organisationsstruktur sicherstellen. Beispielsweise muss ein durch den Mitarbeitenden hochgeladener Ausbildungsantrag zuerst vom Vorgesetzten und danach von den Abteilungen Finanzen und Human Resources visiert werden. Das System legt das Dokument automatisch nach jeder Signatur in die richtige Unterschriftenmappe und informiert die jeweiligen Personen. Überfällige Dokumente werden automatisch detektiert und entsprechende Warnungen ausgelöst. Sind alle notwendigen Visa vorhanden, erhält der Mitarbeitende das Dokument mit Quittung in sein Mail-Postfach.

Bei Geschäftsdokumenten, welche qualifizierte elektronisch unterzeichnet werden müssen, besteht ein weiterer grosser Vorteil. Die Dokumente müssen nicht wie bei vielen anderen Lösungen in eine Cloud geladen werden, sondern es wird nur ein technischer Hashwert berechnet, welcher dann für die Zertifikatsanforderung an den Partner übermittelt wird. Das Dokument selber verlässt zu keinem Zeitpunkt die Systemumgebung des Kunden und bleibt jederzeit in der Hoheit des Erstellers. Für diese Art der Signatur wird eine sichere 2-Faktor Authentifizierung über das Mobiltelefon des Mitarbeiters verwendet.

Kann man das Sparpotential definieren?

Wir gehen davon aus, dass man mit CSLsign im gesamten Dokumentenprozess pro Unterschrift 4 Minuten einspart, was bei einem Selbstkostensatz von CHF 120 eine Einsparung von CHF 8 für ein Visum oder Unterschrift ergibt. In einem Fallbeispiel eines Unternehmens mit 150 Mitarbeiter bei welchem jeder Mitarbeiter pro Tag zwei Dokumente visiert oder unterzeichnet ergibt dies bei 220 Arbeitstagen im Jahr eine Einsparung von 4'400 Arbeitsstunden, was CHF 528'000 ausmacht. Diese Kosten können zu einem Grossteil eliminiert werden. CSLsign senkt aber nicht nur die Prozesskosten und spart Druck und Versand, es stellt auch sicher, dass Prozessabläufe einheitlich gestaltet und eingehalten werden.

Ist die Lösung auch mobil verfügbar?

Die Lösung ist webbasiert und damit auch mobil verfügbar. Somit gibt die Firmenrichtlinie vor, von wo und mit welchen Geräten auf die Lösung zugegriffen werden kann.

Bestehen weitere Vorteile?

Die Lösung kann beliebig ausgebaut werden. Als Beispiel kann ein Dokument nach der Unterschrift automatisiert im elektronischen Dossier abgelegt oder aber auch für die weitere Bearbeitung an einen Nachfolgeprozess übergeben werden. Ein weiterer Anwendungsfall wäre bei einem Spesenprozess die Weitergabe an die Finanzen mit Anbindung an die Finanzbuchhaltung. Dies sind nur zwei einfache Beispiele aus der Praxis. Die Möglichkeiten sind immens.

Wie ist die Kundenakzeptanz?

Durch die einfache elektronische Abbildung der allseits bekannten Unterschriftenmappe, stösst die Lösung von Beginn an auf grosse Akzeptanz. Die sofortige Vereinfachung der internen Abläufe ist Garant dafür, dass sowohl Anwender wie auch Entscheider die Lösung als Erleichterung wahrnehmen.

Der ortsunabhängige Zugriff at sich nicht zuletzt im Homeoffice und bei Geschäftsreisen als sehr grossen Vorteil erwiesen. Visa und Unterschriften, auf welche man früher Tage- oder Wochenlang warten musste, gehören nun der Vergangenheit an.