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Digitalisierte Wertschriftenbuchhaltung (eWeBu)
Projekt Insights
Die CSL Corporate Services Establishment (CSL) durfte zusammen mit der ONE PM AG (ONE PM) in einem Kundenprojekt die digitalisierte Wertschriftenbuchhaltung umsetzen. Eine Aufgabe, welche eine sehr enge Zusammenarbeit von Business und IT erforderte und auch im Umfang um einiges grösser war, als zunächst angenommen. Tino Kesseli, Head IT, hat die verschiedenen Projektmitglieder zu den Herausforderungen befragt.
Eckpunkte der Lösung
Die Lösung basiert auf dem Portfoliomanagement System (PMS) der ONE PM. Die ONE PM ist auf die automatisierte Verbuchung der Banktransaktionen spezialisiert und verfügt über eine grosse Anzahl an automatisierten Schnittstellen zu Banken. Dies sowohl national wie auch international.
Basierend auf diesen Daten hat die CSL die Buchhaltungsanforderungen umgesetzt. Damit die Lösung praxisorientiert ist, wurde die Funktionalität zusammen mit der First Accounting AG (FAE) und der FDS Financial Data Services AG (FDS) definiert und umgesetzt. Beide sind wie die CSL und ONE PM Gruppengesellschaften der First Advisory.
Gesprächspartner sind:
- Rita Zogg, Digitalisierung Accounting & Finance, CSL Corporate Services Est.
- Markus Vetsch, Senior Software Developer, CSL Corporate Services Est.
- Alfred Meier, Head FDS Financial Services AG
- Andreas Brotzer, Head First Accounting AG
- Markus Jufer, Project Manager, ONE PM AG
Tino: Rita, als ehemalige Geschäftsführerin der First Accounting und später auch der FDS hast Du für dieses Projekt einem Teilzeitengagement bei der CSL zugestimmt. Was waren Deine Beweggründe?
Rita: Bereits vor vielen Jahren haben wir mit der First Accounting Est. einen grossen Teil der Wertschriftenbuchhaltung digitalisiert. Auch dazumal hat die Zusammenarbeit mit der CSL grosse Freude gemacht. Als ich dann angefragt wurde, ob ich bereit bin, an einer Lösung mitzuarbeiten, die die bestehende Lösung weiter automatisiert, musste ich nicht lange überlegen und habe gerne zugesagt.
Tino: Wenn Du jetzt auf die zwei Jahre Projektzeit zurückblickst, was waren die grossen Herausforderungen?
Rita: In einem Projekt dieser Grössenordnung, mit so vielen beteiligten Parteien, ist es entscheidend, dass alle Beteiligten vom gleichen sprechen und ein gemeinsames Verständnis haben. Die buchhalterischen Anforderungen wie beispielsweise Wertberichtigungen, realisierte und nicht realisierte Gewinne, waren nicht Allen von Anfang an bekannt. Daher waren zahlreiche Meetings notwendig, in denen wir Wissen vermittelt und geteilt haben. Nur mit diesen Details war es der Entwicklung möglich, die Lösung so zu gestalten, wie sie heute vorliegt.
Tino: Markus, welche Herausforderungen kamen auf die ONE PM in Bezug auf die Umsetzung zu?
Markus J.: Spannende Frage, es gab einiges zu tun J Wir mussten unser Datenmodell um elementare Entitäten erweitern. So mussten beispielsweise berechnete Werte bei Wertberichtungen gespeichert werden, damit diese bei der Auflösung auch wieder entsprechend verwendet werden konnten. Oder es musste die Möglichkeit geschaffen werden, die Wertberichtigung nach Markt- oder Niederwertprinzip auszuführen.
Tino: Wie habt ihr die Herausforderungen aufgenommen?
Markus J.: Wir sehen die entwickelte Lösung als einen bedeutenden Mehrwert und als Alleinstellungsmerkmal unserer Software. Sie ist nicht nur für unsere Bestandeskunden von grossem Interesse, sondern eröffnet auch neue Geschäftsmöglichkeiten. Deshalb sind wir gerne an die neuen Aufgaben herangegangen. Dabei konnten wir auch einige Themen angehen, die der Lösung qualitativ einen Mehrwert verleihen. Einige Stichworte hierzu sind «standardisierte Buchungstexte», «rückwirkende Buchungsänderungen» sowie das Valorenmanagement.
Tino: Was siehst Du konkret für zusätzliche Geschäftsmöglichkeiten für Bestandeskunden?
Markus J.: Neu können unsere Vermögensverwaltungskunden ihren Endkunden auch Buchhaltungsdaten mit vollem Detaillierungsgrad anbieten. Das kann insbesondere dann von Interesse sein, wenn es sich um Gesellschaften als Endkunden wie Pensionskassen, Fonds- oder Vermögensverwalter handelt, welche eine detaillierte Buchhaltung erstellen wollen, oder dies aufgrund von Vorschriften sogar müssen. Durch die Digitalisierung können die Kosten für die Buchhaltungserstellung stark gesenkt werden.
Tino: Markus Vetsch, was war Deine Aufgabe im Projekt?
Markus V.: Meine Aufgabe lag zuerst darin zu analysieren und zu verstehen, wie sich der bisherige Arbeitsablauf bei der Überführung einer Wertschriftenbuchhaltung in eine Finanzbuchhaltung gestaltete, welche Automatisierungs- und Digitalisierungsschritte realisierbar sind und welche Anforderungen im Detail für die neue FiBu-Export Workflow Applikation im Allgemeinen sowie die Schnittstelle zum PMS der ONE PM im Speziellen bestehen.
Nach erfolgter Businessanalyse realisierten wir die API-basierte Schnittstelle zu ONE PM, um eine direkte Kommunikation ohne Medienbruch zwischen den beiden Teilsystemen PMS von ONE PM und FiBu-Export der CSL zu ermöglichen. In einem weiteren Schritt haben wir durch die Erarbeitung eines flexiblen Regelwerkes die Möglichkeit geschaffen, in der FiBu Export Applikation Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung aus Wertschriftentransaktionen im PMS unter Berücksichtigung des zugehörigen Kontenplans zu generieren.
Generell lag eine grosse Herausforderung darin, mich als fachfremde Person in die kaufmännischen Prinzipien der Buchführung inklusive Gewinn- und Verlustrechnung soweit nötig einzudenken und mit allen am Projekt beteiligten Fachpersonen möglichst eine einheitliche Sprache zu finden. Dies gestaltete sich nicht immer einfach…
Tino: Was zeichnet die Lösung aus?
Markus V.: Die Gesamtlösung eWeBu ermöglicht eine direkte Überführung einer Wertschriftenbuchhaltung in eine Finanzbuchhaltung auf Basis eines flexiblen, individuell pro Kunde oder Kontenplan parametrierbaren Regelwerkes. Auf diese Weise sind wir in der Lage, verschiedene Bedürfnisse in puncto Finanzbuchhaltung, beispielsweise aus dem Treuhandwesen oder der Vermögensverwaltung, aus einer einheitlichen Datenbasis im PMS der ONE PM abzubilden.
Das PMS der ONE PM ist als elementarer Bestandteil der Gesamtlösung verantwortlich für die einheitliche Verarbeitung der automatisch von Banken gemeldeten oder manuell durch den Menschen erfassten Wertschriftentransaktionen sowie für die korrekte Handhabung der Gewinn- und Verlustrechnung.
Der von der CSL realisierte Exportworkflow ermöglicht die Verarbeitung und Umwandlung der aus dem PMS abgerufenen Wertschriftentransaktionen in Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung.
Beim FiBu-Export sind wir grundsätzlich nicht an ein bestimmtes Format, eine bestimmte Schnittstelle oder ein bestimmtes Buchhaltungssystem gebunden. Das Exportformat der Buchungssätze als auch die Schnittstelle zu einer Finanzbuchhaltung sind austauschbar, um eine breite Kundenbasis bedienen zu können.
Tino: Wie arbeitet der Kunde mit der Lösung?
Markus V.: Sowohl das PMS als auch der FiBu Export-Workflow sind moderne Webclients, die von Kunden in den gängigsten Browsern verwendet werden können. Auf diese Weise umgehen wir die Notwendigkeit, die Lösung auf viele Arbeitsstationen zu verteilen und dort zu warten. Durch diesen technologischen Ansatz bleiben wir flexibel für zukünftige Anforderungen – Stichwort «Cloud» J.
Tino: Alfred, inwiefern warst du als Vertreter der FDS im Projekt involviert bzw. was war Deine Rolle?
Alfred: Ich wurde in meiner Rolle als Stakeholder teilweise in Fragen bezüglich der Anforderungen konsultiert. Unser Part war in den verschiedenen Testphasen relevant. Dort konnten wir durch unsere Expertise als Wertschriftenprofis dazu beitragen, das Produkt weiter zu verfeinern und auch Spezialfälle zu testen. Basierend auf dem, was ich bisher gesehen habe, sehe ich einen erheblichen Mehrwert! Ich freue mich auf die kommenden Schritte, besonders auf die Einführung des Produkts!
Tino: Alfred, die FDS bietet heute die digitale Wertschriftenbuchhaltung bereits als Service für Ihre Kunden an. Was erhoffst Du Dir von der neuen Lösung?
Alfred: Einiges J Bis anhin hatten wir bereits ein solides Produkt. Dennoch mussten aber gewisse Arbeitsschritte immer noch händisch ausgeführt werden. Diese Prozesse konnten mit der neuen Lösung weiter optimiert werden. Ausserdem stehen uns durch die ONE PM jetzt viel mehr automatisierte Schnittstellen zur Verfügung, was unsere Services noch attraktiver macht. Davon werden auch die Bestandes- und Neukunden der FDS profitieren.
Tino: Andreas, mit der First Accounting bist Du heute bereits Kunde der FDS. Was erhoffst Du Dir von der neuen Lösung?
Andreas: Wie Alfred bereits erwähnt hat, ist die neue Lösung noch fortschrittlicher, was es uns ermöglichen wird, unsere Arbeitsabläufe weiter zu optimieren. Insbesondere der zeitliche Aufwand für den Import der Daten in das Finanzbuchhaltungssystem wird weiter reduziert, was uns zusätzliche Ressourcen für andere Aufgaben zur Verfügung stellt. Die erweiterten Optionen für automatisierte Bankschnittstellen werden ausserdem dazu beitragen, unsere internen Kosten weiter zu senken.
Tino: Erhoffst Du dir von der neuen Lösung auch Chancen im Vertrieb?
Andreas: Ganz klar ja! Hier sind insbesondere die zusätzlichen Schnittstellenbanken ein grosser Vorteil. Wenn ein Kunde bisher eine Hauptbank hatte, die nicht automatisiert war, waren wir im Angebot zwar interessant, aber nicht zwingend. Mit der Erweiterung der Automatisierungsoptionen wird unser Angebot nahezu unwiderstehlich. Aufgrund der weiter optimierten Arbeitsprozesse gehen wir davon aus, dass wir durch diese Verbesserungen weitere Kunden gewinnen können, für die wir mittels «white labelling» Jahresrechnungen zur Verfügung stellen können.
Tino: Gibt es weitere Vorteile die erwähnenswert sind?
Andreas: Der Arbeitsmarkt in unserer Branche ist derzeit stark umkämpft und es ist schwierig, qualifizierte Fachkräfte zu rekrutieren. Durch die Digitalisierung können wir nicht nur die internen Kosten senken, sondern auch unserer Prozesse beschleunigen. Dadurch erhalten wir die Möglichkeit für Wachstum, ohne unser Personal stark ausbauen zu müssen.
Vielen Dank an alle für die interessanten Insides. In den kommenden Monaten werden wir weitere Informationen zu der elektronischen Wertschriftenbuchhaltung veröffentlichen.
Falls Sie Fragen zur Umsetzung oder dem Angebot haben, stehen wir Ihnen selbstverständlich bereits jetzt jederzeit zur Verfügung. Bei Interesse können Sie sich auch gerne direkt an die im Projekt beteiligten Firmen wenden.
Folgende Kontaktpersonen sind Ansprechpartner:
CSL Corporate Services Est., www.csl.li, Tino Kesseli. eMail:
FDS Financial Services AG, www.fdsag.li, Alfred Meier, eMail :
First Accounting Est., www.first.li, Andreas Brotzer, eMail :
ONE PM AG, www.one-pm.com, Fabio Giuri, eMail :