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Digitale Dokumente als Basis der Digitalisierung
Digitale Dokumente als Basis der Digitalisierung
Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist die wichtige Grundlage für viele Digitalisierungsprojekte. Nur wenn die Informationen digital vorliegen, können auch die nachfolgenden Prozesse optimiert werden. Was bedeutet das konkret? Möchte man beispielsweise eine Rechnung elektronisch visieren und zur Zahlung weitergeben, kann dies nur erfolgen, wenn diese als PDF vorliegt. Auf Basis eines Papierdokuments würden viele Prozesse nicht digital abbildbar sein.
Ein DMS System bietet noch viele weitere Vorteile bei der täglichen Arbeit. Die zehn wichtigsten Pluspunkte sin:
1. Schnelle Suche
Sie finden alle Ihre Unterlagen in Sekundenschnelle. Dies sowohl auf dem Desktop als auch mobil. Die integrierte Volltextsuche unterstützt Sie optimal bei schwierigen Suchabfragen. Vorbei ist die Zeit, als Sie zuerst einen physischen Ordner holen mussten, um Auskunft zu geben.
2. Standortübergreifend
Ob im Home-Office, in der Aussenstelle oder auf Geschäftsreise, Sie haben auf alle notwendigen Informationen jederzeit ortsunabhängig Zugriff.
3. Prozessabläufe
Wie eingangs beschrieben, können rund um das DMS System Prozesse digitalisiert werden. Dabei profitieren Sie von schnelleren und einheitlichen Abläufen, was Kosten senkt und die Einhaltung der Qualitätsstandards sicherstellt.
4. Kollaboration
Das gemeinsame elektronische Archiv erlaubt das Hinterlassen von wichtigen Notizen und Anmerkungen. Es ist dabei jederzeit sichergestellt, dass alle Zugriffe auf die aktuell gültige Version des Dokuments haben.
5. E-Mail-Ablage
Vielerorts ist es heute so, dass das E-Mail-Postfach zum Archiv der Mitarbeiter wird. Kolleginnen und Kollegen, welche dasselbe Projekt betreuen, haben dabei keinen Zugriff auf die E-Mails oder allenfalls dasselbe E-Mail in Ihrem Postfach noch einmal gespeichert. Damit entstehen einerseits unnötige Speicherkosten, andererseits aber auch ein Qualitätsverlust bei der täglichen Arbeit. Mit der Ablage von E-Mails im DMS System werden diese Herausforderungen gelöst und jeder hat auf – bei entsprechenden Zugriffsrechten - dieselben Informationen Zugriff.
6. Einhaltung der Datenschutzbestimmungen
Die digitale Ablage sorgt für höchste Datensicherheit. Mit der Umsetzung eines Rechtekonzepts können die Zugriffe und funktionalen Rechte nach Bedarf gesetzt werden. Zugriffe auf die Dokumente werden protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar. Ebenfalls können Löschkonzepte unterstützt und umgesetzt werden. So wird auch die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen wie beispielsweise der DSGVO Verordnung garantiert.
7. Digitale Signatur
Die qualifizierte digitale Signatur wird immer mehr zum Standard. Damit das Dokument rechtsgültig bleibt, muss das PDF mit dem Zertifikat elektronisch gespeichert werden. Solch unterzeichnete Dokumente verlieren die Rechtsgültigkeit, wenn man sie ausdruckt und nur physisch ablegt.
8. Weniger Ablagefläche
Mit einem DMS System kann sowohl die Ablagefläche pro Arbeitsplatz wie auch der Lagerplatz stark reduziert werden. Auch Arbeitsplatzkonzepte wie Desk -Sharing und Coworking sind jederzeit möglich.
9. Papier- und Druckerverbrauch
Sowohl Papier- wie Druckkosten werden mit einer digitalen Ablage stark reduziert.
10. Umwelt
Pro Jahr druckt ein einzelner Mitarbeiter im Schnitt die Menge von 0.68 Bäume aus. Durch die Digitalisierung kann dieser Wert stark reduziert werden. Damit leistet man einen aktiven Beitrag zum Schutz der Umwelt.
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